MAKALAH TENTANG RAPAT

BAB I

PENDAHULUAN

1.1         Latar Belakang

Sebuah organisasi merupakan suatu komunitas yang terdiri dari kelompok-kelompok individu yang dihimpun dalam berbagai departemen atau bagian. Meskipun demikian, mereka merupakan satu kesatuan. Rapat merupakan sarana untuk mencapai kesepakatan bersama. Sayangnya, tidak setiap orang menyukai rapat karena berbagai alasan. Rapat yang efektif harus didukung oleh suatu strategi dan diselenggarakan di tempat yang sesuai dengan penataan ruang sesuai standar. Keberhasilan rapat juga ditentukan oleh pimpinan rapat yang baik.

Rapat yang efektif menghasilkan keputusan yang baik dan membangun rasa kebersamaan. Sebaliknya, rapat yang tidak efektif hanya menyia-yiakan waktu. Rapat bukan aktivitas yang dapat diselenggarakan tanpa biaya. Jadi, rapat yang tidak efektif tidak menghasilkan sesuatu selain keputusan yang tidak tepat dan pemborosan waktu. Untuk mewujudkan rapat yang efektif diperlukan perencanaan yang matang, tujuan yang pasti, dan penyusunan agenda yang rinci. Saat rapat terakhir, setiap peserta mengetahui hasil rapat seutuhnya.

Dan dalam makalah ini, kami akan membahas tentang Manajemen Rapat. Supaya kita semua dapat mengetahui lebih luas lagi tentang apa saja yang termasuk dalam rapat yg efektif dan efesien

1.2         Rumusan Masalah

1.      Apa pengertian rapat ?

2.      Apa saja jenis-jenis rapat dan syaratnya ?

3.      Bagaimana tipe-tipe pemimpin rapat ?

4.      Bagaimana tipe-tipe peserta rapat?

5.      Bagaimana langkah-langkah agar rapat berjalan secara efektif?

1.3         Tujuan

1.      Untuk mengetahui pengertian dari rapat

2.      Untuk mengetahuijenis-jenis rapat dan syaratnya

3.      Untuk mengetahui tipe-tipe pemimpin rapat

4.      Untuk mengetahui tipe-tipe peserta rapat

5.      Untuk mengetahui langkah-langkah agar rapat berjalan secara efektif

6.      Untuk mengetahuitahap-tahap dalam memipin rapat secara efektif

7.      Untuk mengetahui follow up atau tindak lanjut dalam rapat

BAB II

PEMBAHASAN

2.1         Pengertian  Rapat

Rapat adalah berkumpulnya sekelompok orang untuk menyatukan pemikiran guna melaksanakan urusan perusahaan. Dalam bab ini membahas rapat formal yang melibatkan empat orang atau lebih, rapat organisasi dimaksudkan untuk berkomunikasi, perencanaan, penetapan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, atau pemberian motivasi kepada armada penjualan. Agar berlangsung efektif, penyelenggaraan rapat perlu direncanakan.

Rapat adalah hal yang tak asing lagi di kalangan manajemen dan profesional. Bahkan sebagian besar orang penting menghabiskan waktunya untuk rapat dan rapat. Pada dasarnya rapat itu diadakan untuk mencapai persamaan persepsi, strategi, tujuan serta merencanakan langkah-langkah yang akan diambil oleh manajemen. Tapi sayangnya, jarang sekali rapat yang berlangsung efektif. Berdasarkan survei yang dilakukan oleh Wall Street Journal, rapat justru membuat waktu tidak produktif di kantor.

Dr. Peter Drucker, dalam bukunya The Effective Executive, mengatakan: Kita menyelenggarakan rapat karena orang-orang yang melaksanakan pekerjaan yang berbeda-beda harus bekerja sama untuk melaksanakan tugas khusus. Kita rapat karena pengetahuan dan pengalaman yang diperlukan dalam suatu situasi tertentu tidak terdapat di dalam pikiran satu orang, melainkan terbagi dalam pikiran beberapa orang.

2.2         Jenis-Jenis Rapat dan Syaratnya

Orang-orang sering menggunakan kata rapat dalam keseharian. Baik ketika situasi formal maupun tidak formal. Dalam setiap kegiatan rapat tentu mempunyai tujuan rapat dan jenis rapat yang berbeda.Rapat terdiri atas beberapa jenis, tergantung cara pandangnya atau segi peninjauannya.

2.2.1   Jenis - Jenis Rapat

1.        Berdasarkan Tujuannya

a.    Rapat Penjelasan

Rapat penjelasan biasanya diselenggarakan oleh pimpinan untuk memberitahukan atau menyampaikan  penjelasan kepada seluruh peserta rapat.

b.    Rapat Pemecahan Masalah

Rapat pemecahan masalah diselenggarakan untuk menemukan atau memecahkan suatu permasalah yang sedang dihadapi oleh perusahaan atau suatu lembaga.

c.    Rapat Perundingan

Rapat Perundingan adalah rapat yang diselenggarakan untuk menghindari suatu permasalahan serta mencari jalan tengah agar kedua belah pihak yang berselisih tidak merasa dirugikan.

2.        Berdasarkan Sifatnya

a.    Rapat Formal (Formal Meeting)

Rapat formal adalah rapat yang telah dipersiapkan terlebih dahulu dengan seluruh mekanisme dalam rapat tersebut telah diatur, dan biasanya seluruh peserta rapat mendapatkan undangan.

b.    Rapat Informal (Informal meeting)

Rapat informal adalah rapat yang diselenggarakan secara tidak resmi, atau tidak berdasarkan aturan resmi yang berlaku dalam penyelenggarakan sebuah rapat.

c.    Rapat Terbuka

Rapat terbuka adalah rapat yang diselenggarakan secara terbukan atau umum, dimana semua anggota organisasi dapat menghadiri rapat tersebut. Biasanya materi yang dibahas tidak bersifat rahasia.

d.   Rapat Tertutup

Rapat tertututp adalah rapat yang dihadiri oleh orang-orang tertentu dalam sebuah organisasi, dan biasanya materi yang dibahas berupa masalah-masalah yang bersifat rahasia dimana tidak semua orang mengetahuinya.

3.        Berdasarkan Jangka Waktu

a.    Rapat Mingguan

Rapat mingguan adalah rapat yang diselenggarakan secara intens yaitu satu minggu sekali, dan biasanya membahas soal masalah-masalah yang dihadapi setiap seksi atau subseksi.

b.    Rapat Bulanan

Rapat bulanan biasanya diselenggarakan setiap sebulan sekali dengan rutin, dengan materi pembahasan yang bersifat biasa yang dihadapi oleh seksi-seksi atau subseksi.

c.    Rapat Semesteran

Rapat semester adalah rapat yang diselenggarakan setiap enam bulan sekali guna mengevaluasi kinerja selama enam bulan kebelakang, dan menentukan rencana-rencana apa saja yang akan dicapai pada empat bulan kedepan.

d.   Rapat Tahunan

Rapat tahunan adalah rapat yang diselenggarakan setiap satu tahun sekali guna mengevaluas pelaksanaan dan rencana kerja jangka panjang maupun jangka pendek.

4.        Berdasarkan Frekuensinya

a.    Rapat Rutin

Rapat rutin merupakan rapat yang waktunya telah ditentukan serta dilaksanakan secara intens. Seperti rapat mingguan dan rapat bulanan,dll.

b.    Rapat Incidental

Rapat incidental adalah rapat yang diadakan karena terjadi suatu masalah yang memerlukan penanganan dengan segera (rapat yang tidak direncanakan).

5.        Berdasarkan Namanya

a.    Rapat Kerja

Rapat kerja adalah rapat atau pertemuan antara pimpinan dengan karyawannya guna membahas hal-hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas suatu instansi.

b.    Rapat Dinas

Rapat dinas adalah rapat untuk membahas masalah kedinasan atau pekerjaan yang biasanya rapat ini dilaksanakan oleh suatu instansi kepemerintahan.

c.    Musyawarah Kerja

Musyawarah kerja adalah kata lain dari “rapat kerja”.

2.2.2   Syarat-Syarat dalam Rapat

Rapat merupakan media komunikasi kelompok, dimana salah satu tujuannya ialah sebagai cara menyelesaikan masalah-masalah serta menengahi permasalahan-permasalahan yang terjadi pada suatu perusahaan.
Bagi pemimpin perusahaan rapat ialah sebagai ajang mendengarkan masukan-masukan atau saran yang disampaikan karyawan untuk perusahaan itu sendiri. Sedangkan bagi karyawan atau bawahan, rapat merupakan ajang tatap muka antara bawahaan dengan pimpinannya.

Suatu rapat dapat dikatakan sukses apabila sebelumnya telah direncanakan, dan syarat sukses suatu rapat adalah;

1.        Acara rapat

Acara rapat harus disusun secara sitematis atau berurutan secara logis.

2.        Media rapat

Tempat dan sarana untuk rapat harus memadai. Artinya, tempat dan sarana rapat harus cukup mampu (memadai) menampung peserta rapat sesuai dengan jumlah undangan rapat.

3.        Disiplin waktu

Membiasakan pelaksanaan rapat sesuai dengan waktu yang telah ditentukan akan membuat para peserta rapat menjadi lebih disiplin dan pelaksanaan rapat menjadi lebih tertib.

4.        Adanya notulen

Pada saat rapat berlangsung, harus ada seseorang yang bertugas untuk mencatatnya dalam sebuah notulen. Pencatat jalannya rapat biasanya dilakukan oleh seorng sekretaris atau notulis. Isi notulen secara garis besar menguraikan jalannya rapat secara singkat.

5.        Terdapat keputusan dana kesimpulan rapat

Rapat dikatakan berhasil bila terjadi keputusan dan kesimpulan rapat. Setiap keputusan rapat dapat disetujui seluruh peserta rapat. Berdasarkan keputusan-keputusan yang telah disetujui, seorang ketua rapat menyimpulkan hasil rapat. Kesimpulan rapat harus diutarakan kepada peserta rapat agar menjadi pedoman dalam pelaksanaan kegiatan dan rapat selanjutnya

6.        Dipimpin oleh seorang pimpinan yang baik

Pimpinan yang baik adalah seseorang yang aktif, berwawasan luas, cakap, dapat memberikan bimbingan dan pengarahan pada saat rapat berlangsung. Dapat berbicara dengan jelas, bersikap tegas, tidak mendominasi pembicaraan, tidak otoriter, memberikan kesempatan yang sama pada setiap anggota untuk memberikan suaranya.

7.        Suasana rapat yang terbuka

Setiap anggota rapat harus berbicara secara terbuka, agar tidak terjadi prasangka yang buruk kepada anggota lainnya.

8.        Berpartisipasi dan aktif

Seluruh anggota rapat dapat berpartisipasi dan aktif pada rapat berlangsung serta tidak terjadi monopoli pembicaraan.

9.        Selalu mendapatkan bimbingan dan pengawasan

Pemimpin harus dapat membimbing dan mengawasi jalannya rapat, pengawasan terhadap peserta rapat baik secara individu maupun kelompok. Agar pembicaraan tidak menyimpang dari tujuan rapat.

10.    Tidak terjadi perdebatan

Suatu rapat tidak akan efektif apabila dalam rapat terjadi perdebatan, sehingga akan memakan waktu dan kemungkinan tujuan rapat tidak tercapai.

2.3         Tipe-tipe Pemimpin Rapat

Dalam sebuah rapat, faktor pemimpin sangatlah penting untuk mengendalikan sebuah rapat. Berikut ini akan dibahas lebih lanjut mengenai tipe-tipe pemimpin rapat :

1.        Tipe otoriter

Pemimpin otoriter adalah pemimpin yang suka memaksakan kehendaknya, merasa saling berkuasa dan merasa paling mengetahui segala hal, sehingga kurang memberikan kesempatan kepada para peserta rapat untuk mengemukakan pendapatnya. Hal ini akan mengakibatkan hasil keputusan rapat kurang dapat dipertanggungjawabkan dan dilaksanakan, karena bukan merupakan keputusan bersama dan mungkin saja ada pihak-pihak  yang tidak puas terhadap hasil keputusan rapat tersebut.

2.        Tipe demokratis

Pemimpin demokratis adalah pemimpin yang bersifat terbuka, mau menerima kritik dan saran dari peserta rapat, memberikan kesempatan kepada peserta rapat untuk mengemukakan pendapatnya, berperan sebagai pembimbing, pengarah, pemberi petunjuk dan terlibat langsung dalam interaksi kelompok. Keputusan yang diambil oleh pemimpin rapat merupakan hasil musyawarah kelompok.

3.        Tipe laizess-faire

Pemimpin laizess-faire adalah pemimpin yang memberikan kebebasan kepada para peserta rapat untuk mengendalikan jalannya rapat. Pemimpin tipe ini bersifat pasif dan cenderung masa bodoh, tidak terlibat langsung dalam kegiatan kelompok, tidak punya inisiatif dan cenderung bersikap sebagai penonton saja. Rapat yang dipimpin oleh pimpinan tipe ini seolah-olah tidak ada pemimpinnya, sehingga hasil keputusan rapat biasanya tidak sesuai dengan tujuan.

2.4         Langkah-Langkah Agar Rapat Berjalan Secara Efektif

Sebagai pemilik bisnis, tentunya akan sering mengadakan rapat untuk mengevaluasi kelangsungan usaha. Rapat kerja yang berlangsung lama biasanya akan membuat orang mudah bosan dan tidak fokus. Berikut ada beberapa tips yang bisa lakukan saat memimpin rapat agar bisa berjalan efektif dan produktif.

1.        Lakukan perencanaan dengan menentukan siapa saja yang akan diundang untuk mengikuti rapat serta apa tujuan dilakukannya rapat itu. Dengan begitu, dapat mengetahui topik dan informasi apa yang akan dibahas di dalam rapat.

2.        Tentukan tujuan dari diadakannya rapat, sehingga saat memulai rapa bisa langsung mengajak peserta untuk fokus kepada tujuan itu. Tujuan ini juga akan menjaga agar pembicaraan dalam rapat tidak jauh melenceng.

3.        Susun daftar pembicaraan yang akan dilakukan dalam rapat kemudian bagikan kepada setiap peserta rapat. Hal ini untuk memudahkan peserta agar langsung berdiskusi dan membuka jalan untuk setiap opini atau ide yang hendak diutarakan.

4.        Langsung mulai rapat sesegera mungkin setelah para peserta hadir dan bila pembicaraan mulai menjauh dari topik rapat, maka sebagai pemimpin harus bisa membawanya kembali ke topik semula.

5.        Catat isi rapat, setiap opini, dan pertanyaan yang diajukan dalam rapat. Seandainya ada beberapa hal yang belum bisa dipastikan saat itu, buat catatan khusus agar nantinya bisa diselesaikan atau dibicarakan dalam rapat selanjutnya.

6.        Buat rangkuman saat rapat telah selesai untuk memastikan bahwa pemaham setiap orang yang hadir sudah sama. Hal ini juga untuk menghindari terjadinya salah persepsi setelah mereka keluar dari ruang rapat.

BAB III

PENUTUP

1.1         Kesimpulan

Rapat adalah berkumpulnya sekelompok orang untuk menyatukan pemikiran guna melaksanakan urusan perusahaan. Dalam bab ini membahas rapat formal yang melibatkan empat orang atau lebih, rapat organisasi dimaksudkan untuk berkomunikasi, perencanaan, penetapan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, atau pemberian motivasi kepada armada penjualan. Agar berlangsung efektif, penyelenggaraan rapat perlu direncanakan.

Sebelum rapat diselenggarakan, pimpinan rapat harus menentukan tahapan-tahapan untuk keberhasilannya. Untuk itu, ia harus menetapkan perlu tidaknya penyelenggaraan rapat, menentukan tujuan, memilih peserta, menyusun agenda, dan menyiapkan lokasi rapat.

Penyelenggaraan suatu rapat akan lebih mudah apabila jumlah peserta tidak banyak. Suatu pendapat mengatakan bahwa rapat yang ideal sebaiknya diikuti oleh tujuh orang peserta. Semakin banyak peserta dalam suatu rapat, akan semakin banyak pula komentar dan pendapat yang disampaikan sehingga rapat tidak efisien.

Alasan penyelenggaraan rapat adalah untuk menerima laporan dari peserta rapat, untuk mencapai keputusan bersama, untuk menganalisis atau memecahkan permasalahan, untuk mencapai kesamaan pikiran, program, atau keputusan, untuk mencapai tujuan tujuan pelatihan, untuk menyatukan pandangan yang berbeda, untuk menyampaikan informasi penting kepada audiensi, untuk memastikan bahwa setiap audiensi sependapat tentang informasi yang mereka peroleh dari rapat.

Perencanaan rapat perlu memperhatikan empat unsur: tujuan, peserta, agenda, dan tempat penyelenggaraan rapat. Dengan memperhatikan keempat unsur tersebut, rapat dapat merupakan aktivitas bisnis yang produktif. Sebelum mengundang orang untuk mengikuti rapat, perlu dipertimbangkan dengan matang tentang perlu atau tidaknya menyelenggarakan rapat.

Pimpinan rapat yang efektif membuka rapat dengan pernyataan ringkas tentang tujuan penyelenggaraan rapat. Kata-kata dalam pernyataan pembuka rapat harus singkat dan to the point. Pendapat pribadi tentang rapat yang diselenggarakan tidak perlu diutarakan di depan forum peserta. Uraian mengenai perihal yang menjadi topik bahasan rapat disampaikan secara rinci dalam agenda sehingga efektivitas dan efisiensi dapat direalisasikan